Ogni giorno la storia si ripete: sfide quotidiane che portano ad una gestione d’impresa inefficace e inefficiente. Ma perché questo loop non si ferma?

Imprenditore, la risposta è semplice: non hai una mappatura dei processi aziendali.

Non a caso un problema comune riscontrato tra gli imprenditori, è proprio la mancanza di controllo sulle procedure interne all’azienda. Un vero e proprio buco nella gestione, che crea sprechi e difficoltà nel prendere decisioni strategiche. 

Cosa significa, quindi, mappare i processi aziendali? Ecco una semplice guida preparata dagli esperti di OSM Partner Bologna per TE.

Mappatura processi aziendali: ciò che ti serve ORA

La mappatura dei processi aziendali implica la rappresentazione grafica di flussi, che descrivono dettagliatamente come vengono svolte le attività all’interno dell’organizzazione. Questi diagrammi o mappe illustrano i passaggi sequenziali, le decisioni chiave, le interazioni tra i dipartimenti nonché le risorse utilizzate in ogni fase di un processo. La mappatura può essere applicata a qualunque tipo di procedura interna all’impresa, a prescindere dal distretto. 

Per esempio, se applicato alla gestione degli ordini, la mappa mostra le attività dal momento in cui l’ordine viene ricevuto, passando per la verifica, la preparazione e la spedizione, fino alla conferma di consegna al cliente. 

Questa visualizzazione aiuta a identificare eventuali inefficienze e quindi aree di miglioramento, permettendo all’azienda di tracciare e ottimizzare le operazioni. Ne consegue, inevitabilmente, un netto miglioramento della qualità del lavoro interno e dei servizi offerti ai clienti.

Mappatura processi aziendali: i benefici e cosa rischi senza

Avrai capito quanto la mappatura dei processi aziendali sia una pratica essenziale, specie per imprenditori volenterosi di migliorare l’efficienza e la competitività della propria azienda. 

Questo strumento fornisce una chiara visualizzazione delle attività operative, consentendo di individuare inefficienze, ottimizzare le procedure e prendere decisioni informate. Ma quali sono i vantaggi concreti di questa pratica?

• Maggiore efficienza operativa: la mappatura consente di identificare le problematiche, riducendo tempi e costi associati.
• Miglioramento della qualità: identificando le fasi critiche dei processi, è possibile implementare controlli di qualità più efficaci e prevenire errori futuri.
• Chiarezza e trasparenza: tutti i membri del team hanno una chiara comprensione dei processi, dei loro ruoli e delle responsabilità. Ciò comporta una corretta collaborazione e comunicazione interna.
• Facilitazione dell’automazione: la mappatura dei processi è il primo passo verso l’integrazione di soluzioni di automazione, che porta ad incrementare l’efficienza.
• Supporto alle decisioni strategiche: grazie alla mappatura, si ha a disposizione una visione dettagliata delle operazioni che aiuta i dirigenti a prendere importanti decisioni consapevoli.

Quindi imprenditore, cosa rischi davvero senza mappatura? 

Senza una chiara comprensione delle procedura, rischi di operare con processi poco organizzati, che aumentano i costi e riducono la competitività. La mancanza di una precisa documentazione può portare a errori e incoerenze nelle operazioni quotidiane, compromettendo la qualità dei prodotti o dei servizi. Inoltre la comunicazione interna può diventare frammentata, causando malintesi e conflitti tra i membri del team. 

Modificare o migliorare i processi senza una mappatura ben elaborata, ad oggi, è complesso ma soprattutto rischioso. Insomma, senza mappatura il fallimento è dietro l’angolo.

Mappatura processi aziendali: inizia in 5 step

Implementare una mappatura dei processi aziendali richiede una metodologia strutturata, nonché il coinvolgimento attivo di tutti i livelli dell’organizzazione. Però puoi cominciare con 5 step, che altro non sono che i passaggi principali per realizzarla:

1. identifica tutti i processi;
2. coinvolgi il team, rendi la comunicazione chiara e assegna le responsabilità ai tuoi collaboratori;
3. crea delle mappe, come diagrammi di flusso per rappresentare visivamente ogni processo, includendo tutti i passaggi e interazioni con persone, strumenti e risorse;
4. analizza e ottimizza. Esamina quindi tutte le mappe per identificare le aree di miglioramento, specie in quei punti in cui qualcosa rende poco efficiente l’intero processo. Dunque, proponi modifiche per ottimizzarlo;
5. mantieni aggiornate le mappe e non smettere di riflettere sui miglioramenti implementati. Mai dare nulla per scontato!

I simboli chiave 

Quando si mappano i processi aziendali, è fondamentale utilizzare simboli standardizzati che permettano una chiara comprensione delle attività e dei flussi di lavoro. Tra questi, gli elementi più comuni sono l’ovale, le frecce, il rettangolo e il rombo.

• Ovale: l’ovale è utilizzato SOLO per specificare i punti di inizio e fine di un flusso. 
• Frecce: sono utilizzate per indicare la direzione del flusso di processo, mostrando come le attività si collegano tra loro e l’ordine in cui devono essere eseguite.
• Rettangolo: il rettangolo rappresenta una singola attività o un passo specifico all’interno di un processo. Ogni rettangolo descrive, quindi, una specifica azione. 
• Rombo: il rombo, invece, illustra un punto decisionale, dove quindi è necessario effettuare una scelta all’interno del processo. 

Dal caos al successo con OSM Partner Bologna 

La mappatura dei processi aziendali è uno strumento incredibilmente potente per migliorare l’efficienza, la qualità e la sostenibilità delle operazioni aziendali. Adottare questa pratica si rivela un vero e proprio must per ogni impresa di successo. 

In questo percorso, noi supportiamo le aziende fin dall’inizio.

Se non sai da dove partire, che strumenti usare, come analizzare l’andamento aziendale interno, non preoccuparti. I consulenti di OSM Partner Bologna hanno una soluzione personalizzata che ti sta aspettando.

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