Quando penso alle riunioni in azienda, generalmente mi viene in mente la classica scena da film americano, dove il responsabile “smazzola” i collaboratori, le demotiva mettendone in mostra i difetti e raramente apprezzandone i lati positivi.
Immagino i collaboratori che escono dalla riunione con una faccia che dica qualcosa tipo: “ecco come sprecare un paio d’ore del mio pomeriggio”.
Purtroppo, per quanto si possa pensare il contrario, questi tipi di riunione esistono ancora e l’unico risultato certo che ne esce è soltanto uno: le persone escono demotivate!
C’è un’altra categoria ben peggiore di quella sopracitata: parlo di quelli che la riunione non la fanno nemmeno.
Anche in questo caso però, si corre il rischio di demotivare i propri collaboratori.
Perchè? Perché ognuno di noi, a lavoro, vorrebbe sentirsi parte di una squadra! E in ogni squadra che si rispetti non deve mai e poi mai mancare la comunicazione tra i compagni!
Quindi è di questo che si parla, di comunicazione.
Saper comunicare bene è indubbiamente un’arte e saper comunicare da vero leader, per un responsabile, diventa indispensabile!
Uno degli strumenti strategici più efficienti che ci sia oggi per prevenire ulteriori problemi in azienda è la riunione .
Per un responsabile è importante creare riunioni positive, efficaci e coinvolgenti. Così facendo saprà gestire in un’unica occasione un elevato numero di persone e potrà sfruttare a pieno questa grande opportunità.
Coordinamento: Ordinamento elaborato per conseguire uno o più fini determinati. (è la definizione della parola)
Questa è l’essenza del management in azienda, un buon coordinamento degli sforzi da luogo a un’elevata armonia; si chiama anche spirito di squadra!
Alcune cause che faranno fallire i responsabili, a qualunque livello:
- non tenere informati i propri collaboratori (comunicazione)
- non farsi comunicare i punti di vista (ascolto)
- non stabilire un accordo
- non programmare le attività generali in corso e non assicurarsi che il programma venga eseguito (pianificazione e controllo)
Una riunione è una delle più grandi opportunità che un responsabile abbia per riuscire a gestire, e allo stesso tempo influenzare, un gran numero di persone.
Naturalmente le riunioni, essendo troppo spesso fatte per chi le tiene e non per chi le riceve, finiscono per essere molto spesso inutili e noiose.
Il responsabile veramente illuminato è colui che pensa e costruisce una riunione per renderla interessante per chi vi partecipa.
Tenendo in considerazione i seguenti punti (le idee sbagliate riguardo alle riunioni, la comunicazione a tutti i livelli, cause che fanno fallire i responsabili), dobbiamo capire cos’è la riunione, ovvero: uno strumento che, sotto la guida di un responsabile abile e competente, previene l’insorgere dei problemi e con proattività coinvolge l’intero gruppo nelle soluzioni!
Questo dovrebbe essere lo schema tipo di una riunione di successo!
- Il responsabile deve comunicare il tema della riunione, chiarendo da subito il perché ci si incontra e l’obiettivo
- Inizio dell’intervento: qua bisogna essere alti di tono!
Per farlo si possono anche fare delle battute per “sciogliere” un po’ il freddo iniziale!
- Scopo dell’intervento, bisogna far capire l’utilità e l’aiuto che i partecipanti avranno parlando dell’argomento.
- Domande, al fine di aprire la sala al coinvolgimento.
Ricordiamoci la vecchia regola delle comunicazioni che dice: parla per il 50% del tempo e ascolta per il restante 50%. Rendi protagonisti i partecipanti!
- Parte centrale del discorso (dati, schemi, logica, procedure, ecc…)
Attenzione in questo punto, la logica fa calare il tono emotivo, ogni tanto ricordati di fare delle battute per riaccendere un po’ il tono!
- Parte finale che includa una qualche partecipazione emotiva e che comunichi senza equivoci le azioni pratiche che ogni partecipante dovrà mettere in campo. L’obiettivo della riunione è che mettano in atto le attività decise insieme.
Ulteriori approfondimenti:
I PARTECIPANTI, POCHI MA BUONI
Si consiglia di organizzare ogni riunione, a qualunque livello, solo con le persone che servono realmente. Va detto che l’efficacia della riunione è inversamente proporzionale al numero delle persone coinvolte.
Più persone che devono parlare ci sono e meno si decide.
QUANTO DEVE DURARE?
Non c’è una tempistica che sia giusta per tutti i casi.
Mettere un tempo limite piuttosto basso permette a tutti di pensare e agire in modo più veloce e produttivo.
LIBERTÀ DI PENSIERO E DI PAROLA
Una volta stabilite le regole dall’alto, i partecipanti si devono sentire liberi di esprimersi senza la paura di essere giudicati!
SIATE RISPETTOSI DI TUTTI
Alcune regole di comportamento: si discute l’idea, mai la persona che la propone. Non far mai trascendere la discussione sul piano personale.
Focalizzarsi sull’interesse (cosa fa il bene dell’azienda o del progetto?) e mai sulla posizione (chi ha ragione?).
Conclusioni
La morale è che dobbiamo imparare ad avere rispetto per il tempo altrui, oltre che del nostro, in modo tale che ognuno di noi possa essere più produttivo, migliorando in questo modo anche i margini dell’azienda per la quale lavoriamo.
Per cercare di diminuire lo spreco di tempo dei nostri colleghi, dobbiamo imparare a ridurre il numero delle riunioni e a coinvolgere soltanto le persone veramente interessate, senza lasciarci andare in facili “inviti”.
Per far questo è necessario formare le persone su come devono essere tenute le riunioni, ma è soprattutto fondamentale cambiare la mentalità di tanti responsabili che usano le riunioni per ovviare ad altri tipi di problemi, forse ancor più gravi, causati da una mancata leadership.
