10 CONSIGLI PER ORGANIZZARE UN EVENTO AZIENDALE

In un mondo iperconnesso, tagliato su misura per noi da strumenti analitici, in cui siamo bombardati da stimoli digitali non è facile catturare l’attenzione delle persone con cui vorremmo entrare in contatto.

Possiamo creare più valore, migliorare la nostra strategia social, migliorare i copy dei nostri post o delle nostre sponsorizzate, creare contenuti video di forte impatto. Catturare l’attenzione delle persone, specialmente durante la fase di costruzione della nostra audience, è complesso.

Cos’è che fa scattare la scintilla? Che frena la corsa dello scroll compulsivo e fa pensare: “Questo è quello che fa per me”?
È decisamente un’emozione.

Attraverso le parole, le immagini e i suoni possiamo suscitare emozioni di diversa entità.

E quindi, sull’onda emotiva intermittente che grazie ai social siamo in grado di sperimentare, visitiamo, ci informiamo, decidiamo, compriamo. Ci leghiamo, empatizziamo, comunichiamo. Le emozioni sono sempre il faro del nostro comportamento, di quello che facciamo e di come percepiamo il mondo intorno a noi.

Aldilà, però, di ogni post, di ogni pagina, di ogni profilo e di ogni soluzione c’è una persona. Che sta comunicando con te utilizzando diverse forme. Perché lo schermo può indebolire o potenziare la comunicazione. E lui è lì che si ingegna su quale sia la modalità migliore per entrare in contatto con te.

Studia la migliore modalità di comunicazione per farti sentire che lui, il modo di farti stare bene, ce l’ha. Ecco, di questo si tratta. È una questione di “stare bene”. Di farti stare bene.

Se ci riuscirà, tu sarai disposto a scambiare qualcosa. Denaro, tempo, condivisione.

E più sarà bravo a scambiare tanto valore con te, più sarai legato a lui.

E ci vorrà del tempo per costruire una relazione stabile tra il suo brand e te, per costruire fiducia. Perché puoi dedicargli del tempo, sì. Ma se lo deve guadagnare il tuo tempo. Deve farti stare bene.

Dopo le chiusure delle interazioni dal vivo per colpa della pandemia, il mondo sta ritrovando la sua socialità. Quella vera. Ci incontriamo, ci guardiamo, ci studiamo. E proviamo emozioni, belle, meno belle. Dipende con chi siamo.

Nel business abbiamo ritrovato le fiere e le convention, in cui possiamo conoscere di persona potenziali fornitori, potenziali clienti e potenziali collaboratori, alleati.

L’aspetto veramente bello degli eventi è che puoi trovare tutti questi profili in un colpo solo. E più valore verrà scambiato, migliori saranno le interazioni e le transazioni.

Un evento di grande impatto genera interazioni e sensazione di benessere.

Che tu voglia espandere la tua audience o consolidarla e fidelizzarla, organizzare eventi è sempre una buona idea.

Quando parlo di evento di grande impatto mi riferisco ad un evento che abbia un grande impatto emotivo. Un evento in cui ci sia condivisione, interazione, competizione. Un evento business in cui divertirsi e star bene.

Noi di OSM Bologna, per esempio, abbiamo organizzato un evento con cadenza mensile che si chiama Business Show.

È una serata in cui parliamo di business, ci confrontiamo con tanti imprenditori, scambiamo soluzioni ed esperienze, giochiamo, ceniamo, collaboriamo. Attraverso questa serie di eventi siamo riusciti a consolidare le relazioni esistenti e crearne di nuove, tantissime.

Ma soprattutto ci siamo divertiti. Noi più di tutti, perché ci siamo divertiti prima nella fase organizzativa e poi durante la realizzazione dell’evento vero e proprio.

Se vuoi organizzare un evento di forte impatto per farti conoscere o consolidare ciò che già hai, segui questi consigli che sto per darti!

1. Stabilisci il risultato che vuoi ottenere. Vuoi fidelizzare i tuoi clienti? Fargli conoscere un tuo nuovo servizio o prodotto? Vuoi farti conoscere da fornitori, potenziali clienti o collaboratori?

2. Definisci il budget. Quanto posso investire in questa attività?

3. Pensa a cosa ha valore per le persone con cui vuoi entrare in contatto. Cos’è importante per questo target di clienti? Per questo target di candidati o di fornitori? Vogliono ascoltare testimonianze? Testare i prodotti/servizi? Formarsi? Fare networking? Crea un sondaggio e chiedilo direttamente a loro.

4. Crea delle attività ad hoc per soddisfare i loro desiderata. Come posso fare per emozionarli, portarli ad agire? Chi posso coinvolgere? Quali strumenti, tecnologia, mi servirà per coinvolgere il più possibile il pubblico?

5. Cerca la location più idonea all’attività. Quanto deve essere grande? Che tipo di struttura? Di quali spazi avrò bisogno? Offrirò un rinfresco?

6. Organizza le persone. Tutti devono aver chiaro qual è il risultato individuale da ottenere. Un responsabile logistica/allestimento dovrà far sì che l’esperienza dell’invitato sia wow. Il regista farà sì che vengano rispettati i tempi dagli speaker e durante le attività. Il responsabile dell’accoglienza farà sentire gli ospiti coccolati sin dal loro ingresso. Ogni persona coinvolta deve avere ben chiaro qual è il risultato atteso e quali sono le mansioni da svolgere.

7. Invita. Utilizza tutti i canali di comunicazione: telefonate, messaggi, mail, post, sponsorizzate.

8. Monitora lo stato d’avanzamento dei lavori. Ogni settimana fai una riunione con i tuoi collaboratori per verificare se tutto sta procedendo per il verso giusto. Cerca sempre di aggiustare il tiro.

9. Fai delle prove generali. Assicurati che tutto sia definito alla perfezione, prova gli speech, prova i prodotti, prova la tecnologia, prova tutto come se fosse il giorno dell’evento.

10. Divertiti! Il giorno dell’evento è importante che ci sia un tono alto nel team, che tutti siano carichi, preparati e pronti ad andare in scena. Coccolate gli invitati, fateli divertire e rendete indimenticabile l’esperienza del vostro evento.

Voglio anche suggerirti alcune azioni di successo che hanno funzionato tantissimo nel nostro Business Show!

Il Business Show è la risposta alla domanda: come posso arrivare a comunicare con tutti gli imprenditori del territorio e aiutarli a risolvere i problemi che creano loro difficoltà?

Abbiamo deciso di stupire a tal punto i partecipanti che non hanno potuto far altro che parlarne con tutti, condividere le foto e i momenti dell’evento, aiutandoci a crescere.

Le leve che utilizziamo sono orientate al coinvolgimento, al divertimento, alla condivisione di emozioni, al mettersi in discussione. Ci serviamo della gamification, del lavoro di team, della narrazione, delle interviste e della riflessione sull’attualità per raggiungere il risultato.

Le attività sono varie e durano al massimo 20 minuti:

• Speech di testimonianza: Un imprenditore ci racconta di quel momento in cui ha realizzato che doveva guardare il business da una nuova prospettiva. È uno speech orientato alla narrazione del cambiamento, non alla tecnica o alle procedure.

• Intervista: lo speaker racconta i dettagli operativi e i momenti salienti dello speech più nello specifico. Questo aiuta il pubblico a contestualizzare le informazioni ricevute e guardare al proprio ambiente lavorativo analizzando: le persone e gli alleati (e i loro bisogni/aspettative), il mercato, le proprie abilità, le proprie emozioni, il percorso fatto.
  

• Riflessione sull’attualità: vengono analizzati dei post, dei tweet, le ultime notizie rilevanti in ambito business. Noi questa parte l’abbiamo resa divertente, irriverente ma allo stesso tempo portatrice di un messaggio: ogni giorno il mondo ci pone davanti a delle sfide da affrontare, dobbiamo essere consapevoli dei cambiamenti e anticiparli/gestirli a nostro favore.

• Business Games: Il piatto forte della casa, la competizione unita al divertimento. I partecipanti si sfidano durante un quiz, fruibile attraverso un qr code. Il vincitore viene premiato con uno dei nostri servizi.

• Workshop: attivazione sul generare un’idea, risolvere un problema aziendale in gruppo. Vengono proposti dei business cases in cui ogni tavolo diventa un team e i partecipanti giocano insieme. Lo scopo è favorire il brainstorming e il confronto tra le idee.

• Monologo: è un momento in cui uno speaker legge/recita/interpreta uno spezzone di vita vissuta. Lo stile è narrativo, l’oggetto del discorso può essere un’emozione, un momento specifico, una frase/luogo comune ecc.

• Sketch: simulazione di una situazione, da parte di attori o del team, in cui si rivive in chiave ironica una difficoltà comune che di solito fa perdere le staffe all’imprenditore.

Ora sei pronto per organizzare un evento di forte impatto che farà crescere o consolidare la tua attività.

Ricordati, la ricchezza dei prossimi vent’anni è rappresentata dalle persone. Costruisci relazioni di valore, comprendi ciò che è importante per gli altri, scambia in abbondanza.

Se ti impegnerai a rendere le esperienze delle altre persone incredibili, tutti vorranno lavorare con te.